45 metáforas y moldes creativos para innovar

MOLDE 23

HAZLO ÁGIL

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“Hacerlo ágil” significa que un proceso, proyecto o acción puede: 1) hacerse más rápido, es decir, en menos tiempo, 2) enfocarse en aportar valor, es decir, centrarse en satisfacer las expectativas del cliente, 3) prescindir de costes y esfuerzos que no aporten a lo relevante.

Hazlo ágil:

Apostar por más Agilismo en los procesos, hacerlos ágiles, consiste en quitar burocracia y rigidez: dejar músculo y quitar toda la grasa que sobra.

En este molde, cuando sugerimos adoptar un “enfoque ágil” como estrategia de innovación, te estamos proponiendo que te inspires en la llamada filosofía del “Agilismo”. La palabra agilismo se usa en español como una de las posibles traducciones del término anglosajón “Agile”.

Mientras que la “agilidad” es una cualidad, el “Agilismo” es una corriente o movimiento que promueve un cambio de mentalidad en el diseño y gestión de procesos, productos y servicios basado, fundamentalmente, en los principios y valores que emanan del llamado “Manifiesto Ágil”.

Una filosofía que nació y se dio a conocer en el sector del desarrollo del software, se ha extendido y ha impregnado muchos otros ámbitos, desde la gestión de procesos en la administración pública hasta la forma en que se impulsan los proyectos emprendedores.

Te recomendamos leer el “Manifiesto Ágil”, pero aquí te resumimos algunos de sus principios o valores más aplicables en cualquier ámbito, y que proponemos que uses para ser “agilista” en tus procesos de innovación:

  • La mayor prioridad es satisfacer al cliente mediante la entrega temprana y continua de resultados con valor (“Release-early”).
  • Aceptamos que los requisitos cambien, incluso en etapas tardías del desarrollo. Los procesos Ágiles aprovechan el cambio para proporcionar ventajas al cliente.
  • Entregamos resultados (aunque sean parciales) pronto, entre dos semanas y dos meses, tratando de que estos “entregables” se presenten en los plazos más cortos posibles.
  • Los clientes/usuarios y desarrolladores trabajamos juntos, de forma sistemática, durante todo el proyecto.
  • Las mejores arquitecturas, requisitos y diseños emergen de equipos auto-organizados.
  • El método más eficiente y efectivo de comunicar información al equipo de desarrollo y entre sus miembros es la conversación cara a cara.
  • El equipo reflexiona, a intervalos regulares, sobre cómo ser más efectivo, y entonces ajusta y perfecciona su funcionamiento en consecuencia.
  • El resultado buscado, por ejemplo, un software, funcionando es la medida principal de progreso.
  • La simplicidad, o el arte de maximizar la cantidad de trabajo no realizado, es esencial.

Este último principio es clave. “Hacerlo ágil” es un objetivo muy basado en introducir el máximo de “simplicidad” en el diseño y gestión de los procesos (ver molde- 10: Simplifica).  

Cuando se revisan los principios o valores apuntados antes, nos damos cuenta de que: (a) entregar resultados de forma temprana y continua, con una clara vocación de acción, en lugar de pretender elaborar “el plan perfecto” antes de empezar a ejecutar, (b) aceptar y aprovechar el cambio durante todo el viaje (menos rigidez contractual), (c) trabajar intensamente con los clientes o usuarios en los ciclos iterativos de ajuste y mejora de los prototipos, (d) fomentar la conversación cara a cara, (e) revisar y evaluar con una frecuencia regular los avances para introducir, sobre la marcha, los ajustes necesarios; hace que los procesos sean mucho más dinámicos, ágiles, y minimicemos la tóxica burocracia que suele ralentizar y desvirtuar los proyectos.

En el fondo, al ponemos las “gafas del Agilismo” lo que buscamos es adelgazar los procesos, gestionar los desajustes y errores de forma dinámica para andar rápido, poner todo el foco en las necesidades del cliente/usuario, y gestionar modelos de relación flexibles para prototipar juntos de forma iterativa hasta dar con el resultado de más valor en el tiempo más breve posible.

Más allá de la filosofía, existen diferentes marcos (“frameworks”) de trabajo ágiles. Los más conocidos suelen ser: Scrum, Kanban, Scrumban y UX. Todos estos marcos se basan, en cualquier caso, en los principios y valores ágiles que citamos antes, aunque se concretan a través de protocolos y procedimientos más específicos. En este molde no entramos en estas herramientas, sino que queremos visibilizar cuánto de inspiradora puede ser la filosofía del Agilismo como “molde” para abordar proyectos de innovación.

Otro detalle importante es relacionar el “Agilismo” con lo que se conoce como el “Lean Thinking”, términos que, aunque tienen diferencias por el contexto para el que fueron desarrollados, se puede decir que, desde el punto de vista filosófico, de enfoque de innovación, son muy parecidos. Algunos expertos suelen decir que “Lean es Agile y Agile es Lean” porque sus principios son tan similares que es complicado establecer diferencias significativas. Tal vez sean distintos solo por el hecho de que “Agile” fue concebido para ser implementado en equipos de desarrollo, mientras que “Lean” se aplica a un marco más amplio.

El LEAN habla, por ejemplo, de “Eliminar desperdicios” (“crear solamente cosas de valor” eliminando procesos y pasos superfluos), decidir lo más tarde posible (mantener opciones abiertas para aprender sobre el camino), reaccionar tan rápido como se pueda, crear integridad, optimizando el resultado global, “entregar rápido” (trabajar en bloques pequeños acortando los plazos de entrega) y potenciar el equipo y el aprendizaje, o sea, respetar a las personas dándoles autonomía.

RECOMENDACIONES DE USO

  • Esta filosofía, como ya hemos explicado, se basa en la eliminación de «desperdicios» en la gestión. Por lo tanto, una de las claves es identificar estos desperdicios, es decir, aquello que nuestro cliente no pagará y que puede encarecer nuestro producto o servicio, y eliminarlos. Para ello, es necesario averiguar aquellas acciones o procesos que realmente producen valor y cuáles no, para poder crear un «flujo de valor» con las actividades que realmente son válidas.
  • No se cambia la forma de trabajar sin un verdadero cambio cultural. Es imposible “agilizar” desde una cultura burocrática. Pero el cambio de cultura no es un reto abstracto, sino algo que se consigue dándole al personal los medios y las herramientas que permitan embeber esa cultura a través de las acciones y comportamientos deseados. Javier Garzas lo explica muy bien en su artículo.

PREGUNTAS PARA LA REFLEXIÓN

Para trabajar este molde te invitamos a hacerte estas preguntas pensando siempre en tu organización o proyecto de empresa:

  1. ¿Qué partes de tu producto, o servicio, no aportan verdadero valor al cliente, y podrían suprimirse?
  2. ¿Qué eslabones o pasos de un proceso o servicio lo complejizan en exceso, o lo ralentizan, y se podría prescindir de ellos?
  3. ¿Cuánto de burocracia podríamos suprimir en lo que hacemos? ¿cuánto de complejidad y/o tareas superfluas hacemos que no aportan valor a las personas a las que servimos?
  4. ¿Podemos hacer entregas más tempranas y continuas al cliente, con avances del producto, para que nos ayuden a revisarlo de forma iterativa, en lugar de esperar al final cuando ya está casi terminado y corremos el riesgo de habernos equivocado?
  5. ¿Estamos gestionando el cambio de forma flexible, como una oportunidad para adaptarnos “sobre la marcha”, o nuestros sistemas llevan mal el cambio por su excesiva rigidez? ¿Nuestros contratos son demasiado rígidos?
  6. ¿Estamos incorporando al cliente, desde las fases tempranas, en el desarrollo colaborativo de los proyectos o servicios que nos piden?
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EJEMPLOS PARA INSPIRARTE

Para ayudarte en la reflexión y el uso de este molde, inspírate en los siguientes ejemplos:

ZARA

agilizando el sector de la moda

SALUD

el enfoque Lean agiliza y mejora los servicios de salud

LEAN STARTUP

agilismo para emprendedores

SPOTIFY SE PONE ÁGIL

escuadrones y tribus usando Scrum

BELIKE

aplicando metodologías ágiles en el desarrollo de software

ENLACES PARA APRENDER MÁS

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